De standaard Europese incasso wordt gebruikt voor betalingen van particulieren, maar kan ook voor incassobetalingen tussen bedrijven worden toegepast. De standaard Europese incasso is een betaalmiddel waarmee een incassant de mogelijkheid krijgt om ‘automatisch’ bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van zijn debiteuren, ten gunste van zijn eigen rekening. Een groot voordeel is dat de incassant zelf bepaalt wanneer hij het geld ontvangt.

Spelregels

Aan het gebruik van de standaard Europese incasso zijn spelregels verbonden. Zo moet een incassant een standaard Europees incassocontract afsluiten met zijn eigen bank. Indien de incassant zijn machtigingen via internet wil verkrijgen, dan is het advies om ook een contract voor digitaal Incassomachtigen af te sluiten. U kunt Incassomachtigen in uw online kassa integreren. Wanneer uw klanten Incassomachtigen kiezen, kunnen ze op dezelfde eenvoudige wijze – vergelijkbaar met een iDEAL-betaling – de machtiging online via hun internetbankieromgeving of via de mobiel bankieren app afgeven. Deze incassomachtigingen en de papieren machtigingen dienen (digitaal) te worden gearchiveerd. Dit kunnen zowel doorlopende als eenmalige machtigingen zijn. Klanten moeten daarvoor wel een bankrekening in een van de 33 SEPA-landen hebben.

Zodra de incassant de machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. Daarna levert de incassant incasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. Deze bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de verschillende banken van de klanten. Deze banken schrijven de opgegeven bedragen op de opgegeven datum af van de betreffende rekeningen en maken dit over naar de bank van de incassant. Tenslotte schrijft die bank het ontvangen geld bij op de rekening van de incassant.

Incassomachtigen
Incassomachtigen is voor uw klanten de nieuwe manier om online via uw bank een geldige machtiging af te geven. Een handtekening op papier is daarbij niet meer nodig. Incassomachtigen is bedoeld voor iedereen die online, via desktop, laptop, tablet of mobiel, (koop)overeenkomsten aangaat die met incasso worden betaald. En heeft een herkenbaar beeldmerk Incassomachtigen sRGB groot

De incasso’s die debiteuren op basis van Incassomachtigen afgeven, kunnen net als de papieren machtiging tot 8 weken na betaling door uw klanten worden gestorneerd.

Het digitale proces voor het afgeven van een machtiging via Incassomachtigen werkt eigenlijk net als internetbankieren. U biedt uw debiteur op uw website de mogelijkheid een rechtsgeldige digitale machtiging af te geven via hun online bankomgeving of de mobielbankieren app. U maakt op deze manier gebruik van een betrouwbaar bancair product waar geen papier meer aan te pas komt.

Mocht uw klant gebruikmaken van een goedkeuringslijst dan wordt deze lijst automatisch bijgewerkt.

Download hier onze leaflet met informatie over Incassomachtigen.

Hoe kunt u Incassomachtigen integreren in uw online omgeving?

Met behulp van de Crediteuren Implementatie Gids (CIG) kunt u Incassomachtigen in uw online omgeving integreren. Deze CIG bevat de specificatie en eisen op basis waarmee de technische integratie met Incassomachtigen kan worden gerealiseerd. Daarnaast heeft u ook nog specifieke informatie nodig voor realisatie van de technische aansluiting met een bank. Voor deze informatie kunt u contact op nemen met uw bank.

U kunt de Crediteuren Implementatie Gids voor standaard Incassomachtigen aanvragen door het aanvraagformulier in te vullen. Na invulling van uw gegevens ontvangt u de CIG op het door u opgegeven e-mailadres.

Papieren machtiging

Uw klant vult het machtigingsformulier in dat u beschikbaar heeft gesteld en stuur het Voorbeeld-Stoplichtkaarten-doorlopende-machtiging-Europese-incassodaarna terug. Uw organisatie mag pas ná ontvangst van deze machtiging het afgesproken bedrag van uw rekening afschrijven. Machtigingsformulieren mag u zelf
ontwerpen, bijvoorbeeld in uw eigen huisstijl. De regels waar de formulieren aan moeten voldoen staan in het stappenplan.

U kunt ook de bekende groen-geel-rode machtigingsformulieren (de zogenaamde stoplichtkaarten) gebruiken.

Terugboekrecht
Klanten hebben een terugboekrecht. Als zij het niet eens zijn met een afgeschreven bedrag, kunnen zij binnen een termijn van 8 weken (56 dagen) via hun eigen bank  het betreffende bedrag terug laten boeken. bij de meeste banken kunt u dit via internetbankieren regelen. Heeft u geen internetbankieren, neemt u dan contact op met uw bank.

Stappenplan
Een bedrijf, vereniging of instelling moet een aantal stappen zetten voordat de administratie klaar is voor het gebruik van Europese incasso. Grote organisaties zullen meer moeten doen dan kleinere bedrijven. In het stappenplan – starten met de standaard Europese incasso staat beschreven welke dit zijn.

Consumentenbeschermende maatregelen
Consumentenbeschermende maatregelen (CBM) zijn mogelijkheden voor rekeninghouders om de uitvoering van incassotransacties te beperken of tegen te houden. Per 1 mei 2015 zijn alle CBM beschikbaar. Indien consumenten een of meerdere consumentenbeschermende maatregelen hebben ingesteld kan het voorkomen dan een incassotransactie niet succesvol wordt verwerkt.

Reasoncodes
Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij reasoncodes bij een uitgevallen/niet-verwerkte transactie (de zogenoemde R-transacties) van hun Nederlandse bank ontvangen. Lees meer over en het gebruik van reasoncodes.

Naast deze standaard Europese incasso bieden sommige banken ook een zakelijke variant van de Europese incasso aan.