Als een incassotransactie niet verwerkt kan worden, dan wordt de reden daarvan door de banken terug gemeld aan de incassant. Dit vindt plaats met behulp van zogenaamde reasoncodes. Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij deze via de zogenaamde R-transacties ontvangen.

Uniforme terugmelding van de (exacte) reden door debet bank aan de bank van de incassant is cruciaal. Incassanten kunnen zodoende tijdig en juist geïnformeerd worden over de oorzaak van de uitval. Vervolgens kunnen zij bepalen welke actie(s) zij kunnen/moeten nemen om de (volgende) incassotransactie(s) wel te laten slagen.

Over gebruik van reasoncodes zijn Europees diverse publicaties verschenen. De publicaties hebben grote overeenkomsten. Doordat zij door verschillende instanties en voor verschillende doelgroepen gemaakt zijn, zijn er wel enige accentverschillen waarneembaar. De publicaties hebben echter allen het doel om uniforme terugmelding van niet-verwerkte incassotransacties te bevorderen.

European Payments Council (EPC)
Deze instantie adviseert debet banken om altijd de juiste reasoncode toe te passen. De incassant ontvangt zodoende ook de juiste informatie van zijn bank. www.europeanpaymentscouncil.eu

SMART-groep
Enkele grote Europese banken, die via de Euro Banking Association (EBA) verenigd zijn in de SMART-groep, hebben een ondersteunend operationeel advies geformuleerd voor andere Europese banken. www.abe-eba.eu

Betaalvereniging Nederland
Betaalvereniging Nederland heeft, in overleg met haar leden, een document gepubliceerd dat in generieke zin toelichting geeft op hoe incassanten moeten handelen als zij R-transacties ontvangen van uitgevallen/niet verwerkte transacties. Reason-foutcodes Europese incasso

Betaalvereniging Nederland verstrekt, voor de Nederlandse markt, verder informatie over:

Voor nadere toelichting en de wijze van rapporteren kan de incassant terecht bij zijn eigen
bank.