De Europese incasso is een betaalmiddel waarmee u als incassant de mogelijkheid
krijgt om ‘automatisch’ bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van uw debiteuren, ten gunste van uw eigen rekening. Om incassant te worden moet u het volgende doen:

 

  1. Sluit een Europees incassocontract af met uw bank.
    U krijgt een Incassant ID. Met het Incassant ID bent u als incassant in het hele SEPA gebied op een uniforme manier herkenbaar. Het Incassant ID moet u bij iedere incasso-opdracht meesturen. Indien u een website heeft met online betaalmogelijkheden: Sluit ook een digitaal Incassomachtigen contract af met uw bank. Met uw Incassant ID kunt u ook een contract voor digitaal Incassomachtigen afsluiten. Alle andere vormen van online machtigen, bijvoorbeeld het internetvinkje, zijn geen rechtsgeldige vormen van machtigen en kunnen door uw klanten tot 13 maanden na de incasso via een Melding Onterechte Incasso worden teruggedraaid.
  2. Bepaal hoe u de incasso-opdrachten wilt aanmaken.
    Om daadwerkelijk incasso-opdrachten aan te kunnen leveren bij uw bank, moet u eerst incasso-opdrachten kunnen maken. U kunt dit op verschillende manieren doen:
    – U maakt gebruik van internetbankieren of een softwarepakket van uw bank.
    – U maakt gebruik van een softwarepakket van een leverancier.
    – U heeft zelf software ontwikkeld die geschikt is voor het aanmaken van standaard Europese incasso-opdrachten.
  3. Ontwerp uw machtigingsformulieren – alleen van toepassing indien u papieren machtigingen accepteert
    Voordat u start met het aanleveren van incasso-opdrachten, moet u in het bezit zijn van geldige machtigingen. Als u een website heeft, kunt u hiervoor een digitaal Incassomachtigen contract afsluiten, zoals omschreven in stap 1. Echter, als u geen online omgeving heeft, dan kunt u uw klanten een verzoek sturen om voortaan via een Europese incasso te betalen en daarvoor de bijgevoegde machtiging te tekenen. Deze machtiging mag u zelf ontwerpen maar moet wel aan een aantal eisen voldoen.

Leg de gegevens van de machtigingen vast in uw administratie.

Digitaal Incassomachtigen
De digitale Incassomachtiging die u via uw bank online ontvangt, dient u digitaal op te slaan. Een aantal gegevens uit deze incassomachtiging dient u altijd mee te sturen met de incasso’s. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Incassant ID. U heeft deze van uw bank gekregen bij het afsluiten van het Europees  incassocontract;
  • Uniek kenmerk van de machtiging. In combinatie met uw Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. U bepaalt zelf hoe u het kenmerk van de machtiging opbouwt (het mag echter niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek);
  • IBAN van uw debiteur en de BIC van de bank van uw debiteur;
  • NAW-gegevens van de debiteur;
  • Type machtiging (doorlopend of eenmalig);
  • Datum van ondertekening van de betreffende machtiging.

U kunt bovenstaande implementaties zelf doen of u kunt de opslag en eventueel de technische integratie van digitaal Incassomachtigen en het verzorgen van het berichtenverkeer uitbesteden aan een Mandaat Service Provider. Aan welke MSP-organisaties u de technische dienstverlening kunt uitbesteden kunt u terugvinden op de website van Currence.

De benodigde technische documentatie om (digitaal) Incassomachtigen in uw online omgeving te integreren, kunt u via ons aanvraagformulier opvragen. Na invulling van uw gegevens ontvangt u de gevraagde documenten op het door u opgegeven e-mailadres.

Papieren machtigingen

De papieren machtigingen die u van uw klanten getekend retour heeft ontvangen dient u te archiveren. Daarnaast is het belangrijk om minimaal de verplichte gegevens van de machtigingen zorgvuldig digitaal vast te leggen in uw administratie. U moet ze namelijk bij iedere incasso-opdracht meezenden. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Incassant ID. U heeft deze van uw bank gekregen bij het afsluiten van het Europees incassocontract;
  • Uniek kenmerk van de machtiging. In combinatie met uw Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. U bepaalt zelf hoe u het kenmerk van de machtiging opbouwt (het mag echter niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek);
  • IBAN van uw debiteur en de BIC van de bank van uw debiteur;
  • NAW-gegevens van de debiteur;
  • Type machtiging doorlopend of eenmalig;
  • Datum van ondertekening van de betreffende machtiging.

StappenplanNen

Een stappenplan beschrijft welke stappen u als ondernemer moet zetten om te starten met een Europese incasso. Er zijn twee versies, een voor de standaard Europese incasso en een versie voor de zakelijke Europese incasso. Lees meer ….