Veel gestelde vragen

Hoe werkt Incasso?
Incassovarianten
Hoe gebruik maken van Incasso?
Voordelen van Incasso
Nadelen Incasso
Bewaartermijn machtiging
Betalingstermijn machtiging wijzigen
Logo
Hoe ziet een machtigingsformulier eruit?
Saldotekort klant
Informatie over transactieverwerking ontvangen
Incasso niet mogelijk
Voorkomen terugboekingen

Wat is de PSD?
Wat is het doel van de PSD?
Wat merk ik van de PSD bij het gebruik van Incasso/Machtigen?

Hoe werkt Incasso?
Als u als incassant een Incasso-overeenkomst met uw bank heeft afgesloten, kunt u vervolgens machtigingsformulieren naar uw klanten sturen. Heeft u dit formulier ondertekend retour ontvangen, dan mag u elektronisch Incasso-opdrachten inzenden naar uw bank, conform het met uw klant afgesproken bedrag en datum. De bank van uw klant regelt daarna de afschrijving van het bedrag en de overboeking naar uw bank. Tenslotte schrijft uw bank het bedrag bij op uw rekening. Onder bepaalde voorwaarden mag u ook telefonische machtigingen verwerven.

Welke Incassovarianten bestaan er?
Hieronder staat een overzicht van de belangrijkste Incassovarianten:

Hoe kan mijn organisatie gebruik maken van Incasso?
Wilt u als incassant gebruik maken van Incasso, neem dan contact op met uw bank. Uw bank kan u verder informeren over de voorwaarden die aan het afsluiten van een Incasso-overeenkomst zijn verbonden.

Wat zijn de voordelen van Incasso? 

• Lage verwerkingskosten.
• Efficiënte betaalwijze.
• Vereenvoudiging van het cash management.
• U bepaalt (in overleg met uw klant) het moment van incasseren, zodat u niet meer afhankelijk bent van actie van uw klant.
• Eenduidige reconciliatie (het matchen van betalingsgegevens in uw administratie).
• Eenvoudige verwerking in uw administratie(-pakket).
• Zeer geschikt voor het incasseren van zowel uw particuliere als uw zakelijke klanten.
• Het telefonisch verkrijgen van machtigingen van uw particuliere klanten is mogelijk.

Wat zijn de nadelen van Incasso? 

• Sommige debiteuren wensen niet geïncasseerd te worden, u bent zodoende afhankelijk van de keuze van uw klant.
• Als incassant bent u pas zeker van uw geld nadat de terugboekingstermijn, en de daaraan gekoppelde verwerkingstermijn bij de banken, is verstreken.

Moet een onderneming een machtiging bewaren?
Schriftelijke machtigingen dient u te bewaren. Kunt u bij een geschil geen ondertekende machtiging tonen, dan bent u verplicht tot restitutie (ook al is de storneringstermijn verstreken) tot 13 maanden na de laatste Incasso-afschrijving van de rekening van de klant. Informatie over de bewaar- en de storneringstermijn wordt vermeld in uw Incasso-overeenkomst.

Wij willen de betalingstermijn veranderen, is daarvoor een nieuwe machtiging nodig?
Nee, dat is in principe niet nodig. U dient uw klanten ruim van te voren schriftelijk over de wijziging te informeren. Uw klant moet vervolgens ruim de gelegenheid hebben om hierop te reageren, bijvoorbeeld een maand.

Ik wil graag het Incasso/Machtigen logo ontvangen, kan dat?

Als u beschikt over een Incasso-overeenkomst dan mag u in uw communicatie-uitingen over Incassobetalingen gebruik maken van het hiernaast afgebeelde logo. Om het logo van Incasso/Machtigen te ontvangen maakt u gebruik van

het contactformulier. Vermeldt u waarvoor u het logo wilt gebruiken (druk of online), en of u beschikt over een Macintosh- of Windows-PC.

Hoe ziet een machtigingsformulier er uit?
Een organisatie mag haar machtigingsformulier zelf ontwerpen, bijvoorbeeld in een eigen huisstijl. Daardoor kan iedere machtiging er anders uit zien. Het ontwerp dient in ieder geval voorzien te zijn van een aantal vaste gegevens en invulmogelijkheden. Klik hier voor meer informatie.

Wat gebeurt er wanneer mijn klant een saldotekort heeft?
De bank van de klant bekijkt op dat moment de financiële situatie van de klant en afhankelijk daarvan wordt bepaald of de Incassotransactie alsnog doorgang vindt of wordt gestorneerd.

Welke informatie ontvang ik over de transactieverwerking?
Uw bank verstrekt een opgave van geweigerde posten, op uw verzoek van geannuleerde posten en van de terugboekingen. Deze betalingsinformatie geeft u de mogelijkheid om uw administratie eenvoudig en geautomatiseerd bij te werken.

Wat te doen wanneer Incasso niet mogelijk is?
Een Incasso is soms niet mogelijk. Bijvoorbeeld wanneer uw klant niet bereid is een machtiging af te geven. Of wanneer de Incasso teruggeboekt wordt vanwege een saldotekort bij uw klant. Het is dan verstandig om een (factuur plus) Acceptgiro te sturen in plaats van een losse factuur.

Bij een losse factuur moet de klant eerst een overschrijvingsformulier invullen. Het is voor hem veel makkelijker een handtekening te zetten op een ingevuld Acceptgiroformulier of deze via internetbankieren aan te bieden. U loopt hiermee ook minder risico op verkeerd overgenomen gegevens, die zorgen voor een minder goed herkenbare betaling.

Hoe kan ik terugboekingen zoveel mogelijk voorkomen?
Terugboekingen vanwege saldotekort kunt u grotendeels voorkomen door af te schrijven aan het begin van de maand. Uw klant heeft dan net zijn/haar salaris ontvangen en heeft dan meer financiële armslag. Daarnaast kunt u voor 1 tot 7-cijferige bankrekeningnummers gebruik maken van de mogelijkheid ‘Automatisch Herhaald Aanbieden’. De Incasso-opdracht wordt dan na een eerste weigering aan de ING-Postbank nog maximaal 4 keer automatisch aangeboden ter betaling. Om van deze extra service gebruik te maken, dient u een aparte overeenkomst met uw bank af te sluiten.

Wat is de PSD?

PSD staat voor Payment Services Directive. Dit is een richtlijn die is opgesteld door de Europese Commissie, waarin richtlijnen staan die leiden tot harmonisering van het betalingsverkeer in Europa. De richtlijn is op

1 november 2009 in de Nederlandse wetgeving opgenomen.

Wat is het doel van de PSD?

De PSD beoogt dat in alle Europese landen voor betaalproducten als PIN, de girale overschrijving en Incasso dezelfde kenmerken en voorwaarden gaan gelden. Het doel is dat er geen verschil meer bestaat in tarieven, tijdlijnen e.d. voor hetzelfde product in de verschillende Europese landen.

Wat merk ik van de PSD bij het gebruik van Incasso/machtigen?

Voor u heeft de invoering van de PSD in Nederland gevolgen voor het gebruik van Incasso:

• De storneringstermijn (terugboekingstermijn) wordt voor de meeste machtigingsvormen verlengd van 30 naar 56 kalenderdagen (8 weken)
• Er is geen verschil meer in storneringstermijn voor schriftelijke en telefonische machtigingen
• De eenmalige actiemachtiging is vervallen en wordt vervangen door de 'normale' eenmalige machtiging
• Nieuw is de mogelijkheid om Incasso-opdrachten te herroepen. Dit kan tot één dag vóór uitvoering van de Incassotransactie
• De termijn voor een MOI (Melding Onterechte Incasso) is verlengd van
  12 naar 13 maanden.