Ontvangen van betalingen met behulp van Incasso
Het Incassoproces
Bij Incasso is er sprake van een overeenkomst tussen een debiteur (uw klant) en een incassant (uw organisatie). Als incassant stuurt u een machtigingsformulier naar uw klant. Wanneer u dit formulier ondertekend retour heeft ontvangen mag u incasseren. U zendt via datacommunicatie uw Incasso-opdrachten naar uw bank, voor het met uw klant afgesproken bedrag en tijdstip. Uw bank zorgt vervolgens voor verdere verwerking naar de bank van uw klant. De bank van uw klant regelt daarna de afschrijving van het bedrag en de overboeking naar uw bank. Tenslotte schrijft uw bank het bedrag bij op uw rekening. Voor het bijwerken van uw administratie kunt u op papier of elektronisch betalingsinformatie ontvangen.
Voordelen Incasso
- Lage verwerkingskosten.
- Efficiënte betaalwijze.
- U bepaalt (in overleg met uw klant) het moment van incasseren, zodat u niet meer afhankelijk bent van actie van uw klant.
- Eenduidige reconciliatie (het matchen van betalingsgegevens in uw administratie).
- Eenvoudige verwerking in uw administratie(-pakket).
- Zeer geschikt voor het incasseren van zowel uw particuliere als uw zakelijke klanten.
- Ook het telefonisch verkrijgen van machtigingen van uw particuliere klanten is mogelijk.
Nadelen Incasso
- U bent afhankelijk van de keuze van uw klant (sommige debiteuren wensen niet geïncasseerd te worden).
- Als incassant) bent pas zeker van uw geld nadat de terugboekingstermijn, en de daaraan gekoppelde verwerkingstermijn bij de banken, is verstreken.
Regels Incasso
Machtigen kan alléén schriftelijk of telefonisch. Beide vormen hebben hun eigen kenmerken en vereisten. Om het vertrouwen van uw klant in Incasso en in uw organisatie te bevorderen en te behouden, zijn de volgende regels van belang:
- U heeft een schriftelijke of telefonische machtiging ontvangen. Bewaart u deze tot 1 jaar na de laatste Incasso-afschrijving van de rekening van uw klant.
- U schrijft uitsluitend het afgesproken geldbedrag af, met de afgesproken frequentie, op het afgesproken moment.
- U incasseert alleen geldbedragen voor de overeengekomen geleverde producten en/of diensten.
- U stopt met afschrijven zodra u een intrekking van de machtiging ontvangen heeft.
Incasso-overeenkomst
Uw bank stelt criteria voordat zij u een Incasso-overeenkomst aanbieden. Voldoet u aan de criteria die uw bank stelt, dan kunt u een Incasso-overeenkomst afsluiten met uw bank. Er bestaan meerdere Incassovarianten. Daarom is het verstandig om met uw bank te overleggen welk type Incasso het best bij uw bedrijfsvoering past. Voor sommige organisaties is het verstandig om gebruik te maken van meerdere Incassovarianten. Per Incassovariant die u wilt gebruiken sluit u een Incasso-overeenkomst af.
In het Incasso-overeenkomst legt u, in overleg met uw bank, vast binnen welke grenzen u transacties kunt aanleveren. Daarnaast kunt u bepalen op welke wijze u de transacties gaat aanleveren en op welke wijze u de betalingsinformatie wenst te ontvangen. Iedere overeenkomst wordt aan een ander bankrekeningnummer gekoppeld.
Logo Incasso/Machtigen
Als u beschikt over een Incasso-overeenkomst dan mag u in uw communicatie-uitingen over Incasso-betalingen gebruik maken van het hiernaast afgebeelde logo. Om het logo van Incasso/Machtigen te ontvangen maakt u gebruik van het het
contactformulier. Vermeldt u waarvoor u het logo wilt gebruiken (druk of online), en of u beschikt over een Macintosh- of Windows-PC.
Hoe u het logo van Incasso/Machtigen dient te gebruiken leest u in het handboek huisstijl.
Privacy en veiligheid
Een machtiging bevat fraudegevoelige en privacygegevens. Daarom dient u uw klant te vertellen dat hij de machtiging in een gesloten enveloppe naar u moet opsturen. Het is tevens verstandig om hiervoor een antwoordnummer te gebruiken en, indien mogelijk, samen met het machtigingsformulier een geadresseerde retourenveloppe te verstrekken.